Wir nehmen den Schutz Ihrer Personendaten ernst, und die Wahrung Ihrer Privatsphäre ist uns wichtig. Personendaten sind alle Angaben, die Sie als Person identifizieren und die wir von Ihnen erhalten, um Ihnen unsere Dienste als Mitglied der Freunde der Merian Gärten anbieten zu können. Dazu gehören neben Ihrem Namen, Vornamen, Adresse oder E-Mail-Adresse auch Daten zur Mitgliedschaft und zur Zahlung Ihrer Beiträge oder Spenden.

Wir verpflichten uns zu einem verantwortungsvollen Umgang mit Ihren Personendaten. Deshalb wenden wir das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG, SR 235.1), die Verordnung über den Datenschutz (VDSG, SR 235.11) und andere Datenschutzrichtlinien, die durch geltendes Recht vorgesehen sind, an. Für die Datenhaltung in Deutschland gilt auch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union.

Wenn Sie uns Personendaten anderer Personen (z.B. Familienmitglieder, Daten von Arbeitskollegen) zur Verfügung stellen, stellen Sie bitte sicher, dass diese Personen die Datenschutzerklärung kennen. Teilen Sie uns deren Personendaten nur mit, wenn Sie dies dürfen und wenn die Personendaten korrekt sind.

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit und ohne vorherige Ankündigung zu überarbeiten. Es gilt die jeweils neuste Version, die wir mit einer Versionsnummer kennzeichnen und auf dieser Webseite publizieren.

Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere Webseite https://www.freundemeriangaerten.ch sowie für alle Applikationen, in denen Personendaten gespeichert werden. Dazu gehören unter anderem Fairgate (Kontaktverwaltung, Fakturierung), Banana+ (Buchhaltung), MS-Office-Applikationen (Reporting) und E-Mail-Applikationen (Kommunikation).

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle hinsichtlich der Erhebung personenbezogener Daten ist der Verein Freunde der Merian Gärten mit Sitz in 4000 Basel (info@freundemeriangaerten.ch), nachstehend «Verein» genannt.

Umfang und Zweck der Bearbeitung von Personendaten

Besuch unserer Webseite

Wenn Sie unsere Webseite besuchen, speichern die Server unseres Internet Service Providers vorübergehend automatisch Daten, die für den Betrieb und die Sicherheit der Webseite erforderlich sind. Dazu gehören sogenannte Log Files (Protokolldateien) und Cookies. Die Nutzung von Cookies kann von Ihnen in Ihrem Browser deaktiviert werden; es ist möglich, dass dann nicht mehr alle Funktionen innerhalb der Webseite funktionieren.

Unsere Webseite wird von der Firma page4 GmbH (https://de.page4.com) gehostet. Für weitere Details zum Umfang und Zweck Bearbeitung von personenbezogenen Daten verweisen wir auf deren Datenschutzerklärung.

Kontaktformular

Sie haben die Möglichkeit, über ein Kontaktformular mit uns in Kontakt zu treten. Dazu werden Ihre Personendaten, die Sie uns im Formular angeben, genutzt, um ein E-Mail zu generieren und an uns zu senden. Name, E-Mail-Adresse, Ihre Nachricht und die Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung sind Pflichtfelder, weitere Angaben sind optional. Auf dem Server unserer Webseite werden hierzu keine Personendaten erfasst und gespeichert, auch keine E-Mails.

Anmeldung Mitgliedschaft

Erfolgt die Anmeldung zur Mitgliedschaft bei unserem Verein über unsere Webseite, werden von Ihnen Art der Mitgliedschaft (Einzel-, Paar/Familien- oder Firmenmitgliedschaft), vollständiger Name, Adresse, E-Mail-Adresse und die Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung als Personendaten erfasst und gespeichert. Weitere Angaben sind optional. Bei der Sendung dieses Formulars wird ein E-Mail generiert und an uns geschickt. Auf dem Server unserer Webseite werden hierzu keine Personendaten erfasst und gespeichert, auch keine E-Mails.

Alle Neuanmeldungen, die uns per E-Mail erreichen, werden als PDF lokal beim Kontaktverwalter gespeichert. Dabei halten wir uns an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Anmeldungen zur Mitgliedschaft bei unserem Verein, die direkt per Mail oder Briefpost angestossen werden, werden gleichbehandelt, wie wenn sie über unsere Webseite erfolgt wären.

Kontaktverwaltung

Für die Verwaltung Ihrer Personendaten setzen wir während der Dauer Ihrer Mitgliedschaft «Fairgate» ein. Diese Applikation wird von der Firma Fairgate AG, Spinnereiweg 2, 8307 Effretikon (“Fairgate”) betrieben und ist Cloud-basiert, d.h. die Daten sind jederzeit und von überall verfügbar, können aber nur von einem kleinen Kreis definierter Benutzer, die sich über eine sichere Login-Seite authentifizieren müssen, abgerufen werden. Alle Daten sind auf einem Schweizer Server gespeichert und werden nicht an Dritte weitergegeben. Der Verein bezahlt eine jährliche Lizenzgebühr für die Weiterentwicklung der Software und die Datenhaltung.

Folgende Daten sind Pflichtfelder und werden in der Kontaktverwaltung gespeichert:

Kontaktnummer: wird von «Fairgate» beim Erstellen des Kontakts erstellt und dient der Identifikation.
Kontakttyp: «Privatperson» oder «Firma», wird von der Mitgliedsart abgeleitet und wird von «Fairgate» in der Datenhaltung benötigt.
Mitgliedsart: «Einzelperson», «Paar/Familie» oder «Firma» - dient der Rechnungstellung (Mitgliederbeitrag)
Versandpräferenz: «Briefpost» oder «E-Mail». Bei Anmeldung über E-Mail oder die Webseite wird angenommen, dass mit dem Mitglied per E-Mail kommuniziert wird. Dieses Feld kann auf Wunsch des Mitglieds jederzeit geändert werden.
Newsletter-Abonnent: ist für alle Mitglieder auf «Nein» gesetzt, da diese Funktion zurzeit nicht eingesetzt wird.
Anrede-Art: Für alle Mitglieder wird die «Sie-Form» verwendet.
Personendaten: Vorname (vollständig oder Initiale), Nachname, Geschlecht, Adresse (Strasse, Postleitzahl, Ort, eventuell Zusatzbezeichnung)
Anredeform: Herr, Frau (oder eine Kombination davon), Familie, je nach Wunsch des Mitglieds und der Mitgliedsart. Dieses Feld wird für die Kommunikation mit dem Mitglied verwendet.
E-Mail-Adresse: Optionales Feld, solange die Versandpräferenz auf «Briefpost» eingestellt ist.
Kommunikationssprache: ist für alle Mitglieder auf «deutsch» gesetzt.
Zahlungshistorie: Letzte Zahlungen (Jahre), Letzte Zahlung (Datum und Betrag)

Fakturierung

Bei der Fakturierung werden keine weiteren Personendaten erfasst. Die Referenznummer im Einzahlungsschein wird aus der Rechnungsnummer und der Kontaktnummer generiert und dient der automatischen Verbuchung des Zahlungseingangs.

Buchhaltung

Für die Buchhaltung wird die Applikation «Banana plus» eingesetzt, welche von der Firma Banana.ch SA, Via la Santa 7, CH-6962 Viganello, vertrieben wird. Der Verein bezahlt für die Nutzung der Applikation eine jährliche Lizenzgebühr. Die Daten werden lokal beim Kassier gespeichert und sind nur ihm sowie den von der Mitgliederversammlung des Vereins gewählten Vorstandsmitgliedern und Revisorinnen und Revisoren zugänglich.

Für die Abwicklung aller für die Buchhaltung erforderlichen Personendaten werden der Kontaktverwaltung und Fakturierung von «Fairgate» entnommen. In «Banana plus» werden keine weiteren Personendaten erfasst und gespeichert.

Erbringung von weiteren Dienstleistungen

Zur Erbringung von weiteren Dienstleistungen, die sich im Verlaufe der Mitgliedschaft mit Ihnen ergeben, sind wir auf die Erfassung weiterer Daten angewiesen. Dazu gehören beispielsweise Bankverbindungen, wenn wir eine bereits erfolgte Zahlung zurückerstatten müssen. Diese Personendaten werden aber nur im Zusammenhang mit der Erbringung dieser Dienstleistung erhoben und anschliessend gelöscht.

Social Plug-Ins

Wir setzen auf unserer Webseite sogenannte Plug-Ins von sozialen Netzwerken wie Facebook, Twitter, usw. ein. Das ist für Sie typischerweise über entsprechende Symbole ersichtlich. Wir haben diese Elemente so konfiguriert, dass sie standardmässig deaktiviert sind. Aktivieren Sie sie (durch Anklicken), können die Betreiber der jeweiligen sozialen Netzwerke registrieren, dass Sie auf unserer Webseite sind und wo und können diese Informationen für ihre Zwecke nutzen. Die Bearbeitung Ihrer Personendaten erfolgt dann in Verantwortung dieses Betreibers nach dessen Datenschutzbestimmungen. Wir erhalten von ihm keine Angaben zu Ihnen.

Änderung und Löschung personenbezogener Daten

Änderungen personenbezogener Daten

Alle Personendaten werden bei den betroffenen Personen selbst oder in Absprache mit Ihnen erhoben. Jedes Mitglied hat jederzeit die Möglichkeit, Einsicht in den Umfang der erfassten Personendaten zu verlangen und, wenn welche falsch sind, Korrektur zu verlangen. Anträge sind schriftlich per Briefpost, E-Mail oder Webseite an den Verein zu richten. Alle Anträge werden als PDF-Datei lokal beim Kontaktverwalter gespeichert. Dabei halten wir uns an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Löschung personenbezogener Daten

Ein Mitglied kann jederzeit die Löschung seiner Daten verlangen. Löschung ist aber nur soweit möglich, als die Daten nicht mehr zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Plichten (beispielsweise Buchhaltungsvorschriften) erforderlich sind. Ein aktives Mitglied kann nur eine Löschung verlangen, wenn es gleichzeitig aus dem Verein austritt. Eine Mitgliedschaft ohne personenbezogenen Daten ist nicht möglich.

Bei Austritt eines Mitglieds werden die Personendaten archiviert, d.h. sie werden weiterhin gespeichert, aber nicht mehr aktualisiert und weiterverwendet. Die Erforderlichkeit der Aufbewahrung der Daten wird in unregelmässigen Abständen überprüft.

Anträge zur Löschung sind schriftlich per Briefpost, E-Mail oder Webseite an den Verein zu richten. Alle Anträge werden als PDF-Datei lokal beim Kontaktverwalter gespeichert. Dabei halten wir uns an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Weitergabe an Dritte

Wir behandeln Ihre Personendaten grundsätzlich vertraulich und geben sie nur weiter, wenn Sie der Weitergabe der Daten ausdrücklich zugestimmt haben, wir rechtlich dazu verpflichtet sind oder dies zur Durchsetzung unserer Rechte, insbesondere zur Durchsetzung von Ansprüchen aus dem Vertragsverhältnis, erforderlich ist.

Darüber hinaus geben wir Ihre Personendaten an Dritte weiter, soweit wir hierzu berechtigt sind und dies im Rahmen der Nutzung der Webseiten oder zur allfälligen Erbringung der Dienstleistungen erforderlich oder zweckmässig ist. Dazu gehören unter anderem «Fairgate» (z.B. Versand von Mitteilungen und Rechnungen per E-Mail), «Page4» (Web Hoster, Datentransfer im Zusammenhang mit der Webseite des Vereins) oder andere Parteien in potenziellen oder tatsächlichen Gerichtsverfahren.

Bei der Weitergabe an Dritte werden die rechtlichen Vorschriften zur Weitergabe von Personendaten an Dritte selbstverständlich eingehalten. Sofern wir Auftragsbearbeiter einsetzen, um unsere Leistungen bereitzustellen, ergreifen wir geeignete rechtliche Vorkehrungen sowie entsprechende technische und organisatorische Massnahmen, um für den Schutz Ihrer Personendaten gemäss den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften zu sorgen.

Das gilt auch für die Datenübermittlung ins Ausland, wo Dritte im gleichen Umfang zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet wie wir selbst. Wenn der Datenschutz in dem betreffenden Land kein angemessenes Niveau hat, stellen wir sicher, dass der Schutz Ihrer Personendaten ein solches Niveau hat.

Datensicherheit

Wir führen technische, administrative und auch physische Sicherheitsmassnahmen durch, um Ihre personenbezogenen Daten angemessen und im Rahmen des technisch Machbaren vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Weitergabe und Veränderung zu schützen. Neben der Verschlüsselung der Daten, physischen Zugangsbeschränkungen für unsere Rechner und Berechtigungskontrollen für den Zugriff auf Ihre Daten sorgen wir mit unseren Partnern dafür, dass wir alle Systeme und Softwarelösungen auf dem aktuellen Stand der Technik halten und verschlüsselte Backups verwenden.

Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte in Bezug auf Ihre Personendaten:

Recht auf Auskunft: Sie haben das Recht zu erfahren, welche Personendaten wir bearbeiten, was damit passiert und wie lange sie aufbewahrt werden.
Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht, Ihre Personendaten jederzeit zu ergänzen, zu korrigieren, zu löschen oder zu sperren.
Recht auf Löschung: Sie haben jederzeit das Recht, die Löschung Ihrer Personendaten zu verlangen.
Recht auf Widerspruch: Sie können der Bearbeitung Ihrer Daten widersprechen. Wir halten uns daran, es sei denn, es liegen berechtigte Gründe für die Bearbeitung vor.
Recht auf Widerruf der Einwilligung: Wenn Sie uns Ihre Einwilligung zur Bearbeitung Ihrer Personendaten erteilen, haben Sie das Recht, diese Einwilligung zu widerrufen und Ihre Personendaten löschen zu lassen. Damit verlieren Sie aber Ihre Vereinsmitgliedschaft.

Sie können sich bezüglich Ihrer Rechte jederzeit an uns wenden, per Briefpost, E-Mail oder Webseite (Adresse: siehe oben «Verantwortliche Stelle»).

Sie können ferner bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter EDÖB) – eine Beschwerde einreichen, sofern Sie der Auffassung sind, dass die Bearbeitung Ihrer Personendaten gegen das Datenschutzrecht verstösst.